Bedarfsplanung im Bauen: Risiken senken und Chancen steigern

Bauprojekte sind erfolgreich. Bauprojekte scheitern. Was aber führt zu einer Verbesserung der Zielplanung und Zielerfüllung des Bauwerks? Wie erfolgt die Bedarfsplanung und Konzeptentwicklung von Projekten? Wie kann es möglichst passgenau entwickelt werden?

Bauprojekte sind dabei immer Unikate. Sie werden individuell für die angestrebte Nutzung entwickelt. Und im Rahmen vieler Überlegungen zum nachhaltigen Bauen spielt genau dieser Ansatz der Nutzerorientierung eine zentrale Rolle. Denn schon in der Frühphase des Bauprojekts werden die Weichen für viele späteren Entscheidungen gestellt. Nicht umsonst ist eine der zentralen und immer wieder erscheinenden Grafiken zur Beeinflussbarkeit von Projekt- und Baukosten die Nachfolgende:

Und trotzdem finden sich viele Projekte, die genau an dieser Stelle scheitern. An einer nicht passgenauen Konzeptphase bzw. Bedarfsplanung. Warum eigentlich?

Die Phase 0

Die HOAI, als aktuell übliche Vertragsgrundlage für die Planung von Bauprojekten, verortet die Ermittlung der Grundlagen für die Planung in der Leistungsphase 1. In Architektenkreisen kursiert daher schon seit längerem der Begriff der Phase 0 für ein Bauprojekt. Die Idee der „Phase 0“ lässt sich dabei bis ins Jahr 1989/90 zurückverfolgen [4]. Gemeint ist hier die Projektphase, die vor der HOAI-Leistungsphase 1 „Grundlagenermittlung der Objektplaner“ liegt.

In Projekten ergibt sich somit nach HOAI oft das Problem, dass die Bedarfe durch den zukünftig umsetzenden Architekten ermittelt werden. Diese Ermittlung ist aber natürlich schon interessengebunden. Und häufig ist mit der Beauftragung von Planern natürlich auch schon ein Baubedarf bestimmt. Falls sich dieser z.B. durch eine alternative Bestandsnutzung decken lassen könnte, sind die Auftragsrahmenbedingungen damit einfach nicht passend.

Da die Komplexität von Bauvorhaben seit Ende der 60er Jahre des vergangenen Jahrhunderts – gemessen an der heutigen Komplexität – stetig gestiegen ist, ist hierbei ein neues Feld der Betätigung entstanden. Die Aufgabe ist die Sammlung und Weitergabe komplexer Abhängigkeiten. Mittlerweile ringen Architekten, Bedarfsplaner und Projektsteuerer um Ihre Rolle im Rahmen dieses Feldes.

Projektvorbereitung nach AHO

Die „Phase 0“ findet sich heute zum Teil in der AHO zur Projektsteuerung und Bedarfsplanung als Leistungen wird [5]. Erstmalig erschien das Werk der AHO (Heft 9 – Untersuchungen zum Leistungsbild, zur Honorierung und zur Beauftragung von Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft) dabei 1996. Im Rahmen der Projektvorbereitung (Leistungsphase 1) sollen – nach Handlungsbereiche sortiert – folgende Punkte erfasst und dokumentiert werden:

• A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
  • Mitwirken bei der Klärung der projektspezifischen Rahmenbedingungen
  • Mitwirken bei der Festlegung der Projektziele
  • Entwickeln und Abstimmen der Projektstrukturplanung
  • Vorschlagen und Abstimmen der Schnittstellen und Prozesse der Planung (Planung der Planung)
  • Vorschlagen, Abstimmen und Umsetzen der Kommunikationsstruktur (Informations-, Berichts- und Protokollwesen) einschließlich Mitwirken bei der Auswahl eines Projektkommunikationssystems
  • Festlegung der Projektziele (Kosten, Termine, Qualitäten)
  • Vorschlagen, Abstimmen und Umsetzen des Entscheidungs- und Änderungsmanagements
  • Mitwirken beim Risikomanagement
  • Entwickeln, Abstimmen und Dokumentieren der projektspezifischen Organisationsvorgaben (Projekthandbuch)
• B – Qualitäten und Quantitäten
  • Überprüfen der Bedarfsplanung auf Vollständigkeit und Plausibilität
  • Mitwirken bei der Klärung von Grundstücks- und Standortfragen und bei der Beschaffung der relevanten Unterlagen
  • Überprüfen der Ergebnisdokumentation der Grundlagenermittlung der Planungsbeteiligten
• C – Kosten und Finanzierung
  • Mitwirken bei der Erstellung des Kostenrahmens und des Nutzungskostenrahmens
  • Abstimmen und Einrichten der projektspezifischen Kostenverfolgung
    Prüfen und Freigabevorschläge bzgl. der Rechnungen der
  • Planungsbeteiligten und sonstigen Projektbeteiligten (außer bauausführenden Unternehmen) zur Zahlung
  • Mitwirken bei der Ermittlung und Beantragung von Investitions- und Fördermitteln
• D – Termine, Kapazitäten und Logistik
  • Aufstellen und Abstimmen des Terminrahmens
  • Aufstellen und Abstimmen des Steuerungsterminplanes für das Gesamtprojekt und Ableiten des Kapazitätsrahmens
  • Erfassen logistisch relevanter Standort- und Rahmenbedingungen
• E – Verträge und Versicherungen
  • Mitwirken bei der Erstellung einer Vergabe- und Vertragsstruktur für das Gesamtprojekt
  • Vorbereiten und Abstimmen der Leistungsanforderungen für Planungsverträge
  • Mitwirken bei der Auswahl der zu Beteiligenden, bei Verhandlungen und Vorbereitungen der Beauftragungen
  • Vorschlagen der Vertragstermine und -fristen für die Planungsverträge
  • Mitwirken bei der Erstellung eines Versicherungskonzeptes für das Gesamtprojekt
  • Mitwirken bei der Durchsetzung von Vertragspflichten gegenüber den Beteiligten
  • Prüfen und Freigabevorschläge zu Vergütungsnachträgen von Planungsbeteiligten

Probleme der Projektvorbereitung nach AHO für die Bedarfsplanung

Mit der Verankerung in der Projektsteuerung ist das Thema näher an den Bauherrn gerückt. Eine nicht planerisch aktive Stelle der Bearbeitung liefert hier die Chance, die Entwicklung unabhängiger voranzutreiben. Projektkosten und Projektfinanzierung lassen sich besser vereinen. Das ist vorteilhaft bei Planungen, die mit hoher innerer, aber geringer nutzungsbezogener und räumlicher Komplexität ausgezeichnet sind.

Im Kontext zunehmender Bearbeitung verdichteter Lagen und sich wandelnder Vorstellungen von Nutzungen kann hierbei aber teilweise nicht die notwendige gestalterische Komplexität erschlossen werden. Und die Verankerung kann immer noch Interessengebunden sein. Eine sowohl in der Planung als auch der folgenden Projektsteuerung unabhängige Bedarfsplanung im Bauwesen erhöht die Erfolgschancen eines Projekts maßgeblich. Nur sie kann die Bedürfnisse der Bauherrn und Nutzenden systematisch ermitteln, dokumentieren und in konkrete bauliche Anforderungen übersetzen.

Um dies zu kompensieren, kann die Phase der Projektvorbereitung nach AHO auch durch eine Nutzerbedarfsanalyse sowie ggf. Machbarkeitsanalysen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen oder eine Businessplanentwicklung ergänzt werden. Diese werden aber im Rahmen der AHO nicht detailliert definiert oder gar als Leistung festgeschrieben. Auch die Beratung und Auswahl Planer und Sachverständigenteam sowie die Unterstützung bei Verträgen für Planer und Sachverständige, Vergabeverhandlungen fällt unter diesen inhaltlich implementierten, aber formal wenig detailliert beschriebenen Leistungsbereich.

Nutzerbezogene Bedarfsplanung nach DIN 18205

Gleichzeitig trägt eine detaillierte Bedarfsplanung im Bauwesen dazu bei, Risiken wie Kostenüberschreitungen, Terminverzögerungen und Fehlplanungen frühzeitig zu minimieren [1]. Um der Aufgabe dabei eine sachliche Grundlage zu geben, wurde parallel zur Definition der AHO 1996 die DIN 18205 Bedarfsplanung im Bauwesen entwickelt. Sie beschreibt den notwendigen Prozess als methodische Ermittlung und zielgerichtete Aufbereitung der Anforderungen, die in fünf aufeinander aufbauende Schritte gegliedert sind [1]. Dazu gehören unter anderem die Klärung des Projektkontexts, die Analyse und Dokumentation der Bedarfe, die Entwicklung und Bewertung von Lösungsvarianten sowie die fortlaufende Überprüfung und Anpassung während der weiteren Planung und Ausführung [3]. Insgesamt werden dazu folgende Phasen bearbeitet:

• Projektkontext klären
• Projektziele festlegen
• Informationen erfassen und auswerten
• Bedarfsplan erstellen
• Bedarfsdeckung untersuchen und festlegen
• Bedarfsplan und Lösungen abgleichen

Dazu werden im Rahmen der Norm drei unterschiedliche Erfassungslisten bereitgestellt, an der sich die Bearbeitung orientieren kann. Eine sorgfältige Bedarfsplanung ermöglicht es, die Ziele und Anforderungen des Projekts klar zu definieren und mit allen Beteiligten abzustimmen [3]. Dadurch werden spätere Änderungen, die oft mit erheblichen Mehrkosten und Verzögerungen verbunden sind, vermieden [2]. Die Bedarfsplanung ist somit ein zentrales Instrument zur Sicherstellung von Kosten- und Terminsicherheit, da sie Fehlentscheidungen und Planungsfehler frühzeitig erkennt und korrigiert [2].

Je nachdem ob es sich beim Baubedarf um einen Neubau oder um ein Bestandsgebäude handelt, ergeben sich dabei unterschiedliche Aufgaben. Bei einem Neubau sollte vor allem der Bedarf des Nutzers vollumfänglich abgebildet werden können. Dies beinhaltet vor allem die Fragen:

• ist ein unbefristeter Bedarf bzw. eine langfristige Nutzungsdauer gegeben,
• besteht Zugriff auf ein Grundstück in geeigneter Lage,
• ist ausreichend Zeit für die Planung und Bauausführung und sind
• ausreichende Finanzmittel für die Inves­tition vorhanden.

Bei der Bedarfsplanung für Bestandsgebäude geht es hingegen vielmehr um die Nutzbarkeit und den baulichen Zustand des Bestands. Dies beinhaltet vor allem die Fragen:

• ist das Gebäude hinsichtlich der Gesamtfläche, der Raumgrößen, der Erschließung für den zukünftigen Bedarf geeignet,
• unterliegt das Objekt ggf. dem Denkmalschutz,
• Welche Qualitäten und Schwächen hat die vorhandenen Bausubstanz hinsichtlich Statik, Schadstoffe, Energieversorgung etc. sowie
• welche voraussichtlichen Baukosten und etwaiger Kostenrisiken lassen sich daraus ableiten.

Sowohl im Neubau als auch im Bestand unterstützt die Bedarfsplanung in den folgenden Phasen die Qualitätssicherung, indem sie die Anforderungen transparent macht und deren Vollständigkeit überprüfbar dokumentiert [3]. Sie ist damit ein unverzichtbarer Bestandteil für die erfolgreiche Planung und Realisierung von Bauprojekten jeder Art [1].

Probleme beim Einsatz der DIN 18205 für die Bedarfsplanung

In der Praxis sind die Ergebnisse der Nutzerbedarfsplanung nicht immer vollumfänglich zielführend. Denn es kann durch die Fokussierung auf den Nutzer eine zu hohe Gewichtung auf die Nutzerinteressen entstehen. Manche Bauherrn reagieren darauf, dass sie statt realer Nutzerstimmen zunächst Nutzervertreter in solche Bedarfsplanung installieren. Oft entsteht so schon einen Grundlage für späteren Unmut der durch das Bauprojekt Betroffenen. Es gilt also in einem moderativen Verfahren einerseits alle relevanten Stimmen zu hören, sie zu erfassen, planerisch relevant zu machen als auch ihnen die Grenzen ihrer Wünsche und Ziele aufzuzeigen. Zugegebenermaßen einen nicht leichte Aufgabe, mit der auch viele partizipative Projektansätze zu kämpfen haben.

Ebenso eine bekannte Haltung aus der Praxis ist, dass seitens der bearbeitenden Büros die Zielsetzung ausgegeben, keine entwerferisch relevanten Leistungen zu erbringen. Ziel ist hier die klare Grenzziehung zwischen bearbeitendem Planer der Bedarfsplanung sowie einem späteren Planer für die bauliche Umsetzung. Der Ansatz ist greifbar in den Kompetenzen der Beteiligten, lässt aber bei komplexen Grundstücken (ggf. sogar mit Arrondierung der Grundstücke) häufig Lösungsoptionen aus. Machbarkeiten werden so teilweise nicht überprüft. Und damit ein weites Lösungsspektrum oft gar nicht erst offengelegt.

Der Weg zur passgenauen Bedarfsplanung

Bei vielen heutigen Bauaufgaben haben sowohl die AHO in ihrer Vorstellung der Definition der Projektfrühphase als auch die DIN 18205 ihre Berechtigung. Tatsächlich ergänzen sich die beiden Methoden und schaffen so – zusammen – eine gute Basis für die zukünftige Entwicklung. Gerade in verdichteten Strukturen kommt man dabei aber nicht umhin, schon mit ersten Bildern und räumlichen Strukturen zu arbeiten – also planerisch tätig zu werden.

Aus unseren eigenen projektbezogenen Erfahrungen sollte eine valide Bedarfsplanung daher heute in der Regel über eine Machbarkeitsstudie nachweisen, dass und wie eine bauliche Lösung für die beschriebene Aufgabe im Groben aussehen kann. Erst hier entsteht auch das später so wichtige Komittment sowohl für Bauherr als auch späteren Nutzern für das neue Projekt.

[1] Wikipedia, DIN 18205
[2] Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (Hrsg.), Reformkommission Bau von Großprojekten – Endbericht; Komplexität beherrschen – kostengerecht, termintreu und effizient
[3] Lena – Fact Sheet Bedarfsplanung
[4] 1. Wissenschaftliche Vereinigung Projektmanagement e. V. – Bedarfsplanung als HOAI-Phase 0?
[5] AHO Heft 9 – Projektmanagement in der Bau- und Immobilienwirtschaft – Standards für Leistungen und Vergütung